Der Coachingprozess hängt stark von der Beziehung zwischen Coach und Kunde ab und verläuft dahingehend individuell unterschiedlich. Dennoch lassen sich bestimmte, aufeinander folgende Phasen erkennen, die einen erfolgreichen Coachingprozess charakterisieren.

Gegenseitiges Vertrauen ist Grundvoraussetzung für Coaching. In dieser ersten Phase des Kontakt Aufnehmens wird ein Vertrauensverhältnis aufgebaut, das durch wechselseitige Akzeptanz und Sympathie gekennzeichnet ist. Im ersten Gespräch werden u. a. die Bereitschaft zu mehreren Gesprächen, das Engagement des Kunden, für sein Thema selbst zu arbeiten, und nicht zuletzt die Möglichkeit des Ausstiegs besprochen. Der Coach versucht in dieser Anfangsphase zu erkennen, ob der Kunde mit Hilfe seines dargestellten Potentials in der Lage ist seine Ideen und Ziele zu erreichen.

Will der Kunde konkret in das Coaching einsteigen, wird eine detaillierte, schriftliche Coachingvereinbarung abgeschlossen. Diese enthält wichtige Rahmenbedingungen, beidseitige Wünsche und Erwartungen und Organisatorisches.

Zu Beginn der mehrstufigen Arbeitsphase steht eine genaue Analyse der aktuellen Lage des Kunden, mit dem Ziel des Verstehens und Bewertens der gegenwärtigen Situation. Alle Lebensbereiche werden mit in die Analyse einbezogen. Es wird Rapport auf verschiedenen Ebenen hergestellt, sehr genau und aktiv zugehört. Der Kunde steht im Mittelpunkt. Zur Diagnose kann auch kreatives Brainstorming gehören, wie zum Beispiel die Frage: „Was würde geschehen, wenn heute Nacht ein Wunder passiert?“. Solche Fragen überraschen den Kunden und in seiner spontanen Antwort liegt oftmals bereits ein Teil der Lösung.

Die folgenden Arbeitsschritte zur Problemlösung und Entwurfsgestaltung können sich - je nach Problem- und Zielsituation - in mehrere Gespräche unterteilen, wobei immer wieder an schon Besprochenes angeknüpft und Aktuelles einbezogen wird. Charakteristisch für jedes einzelne Gespräch ist folgende Struktur:

a) Erarbeiten und Formulieren klarer Ziele

Menschen können zwar meist beschreiben, was sie nicht wollen, haben aber Schwierigkeiten, konkret zu sagen, was sie wirklich wollen. Eine klare, positive und relevante Zielformulierung ist ein wesentlicher Punkt in jedem Coaching.

b) Interventionen und Maßnahmen

In diesem Stadium kommt es vor allem darauf an, möglichst viele Alternativen zu erarbeiten und neue Handlungsoptionen zu entwickeln. Verschiedenste Methoden werden genutzt, um schlummernde Ideen oder Alternativen zum Thema zu ermitteln. Erste Schritte zur Umsetzung werden vorbereitet. Die eigentliche Veränderungsarbeit ist nun in vollem Gange.

c) Ausarbeitung eines konkreten Handlungsplanes 

Zusammen mit dem Coach entwickelt der Kunde einen detaillierten Plan, in dem die benötigten Ressourcen und Handlungsabläufe für die Umsetzung beschrieben sind und ein konkreter Zeitrahmen festgelegt ist. Bei wichtigen Punkten wird noch einmal nachgehakt, ob sich der Kunde mit dem Ergebnis auch wirklich wohl fühlt.

d) Motivation bis zur Erreichung des Zieles

Das Gespräch endet mit einem Blick auf den gemeinsam zurückgelegten Weg der Veränderung und auf die Gesprächsatmosphäre, aber auch nach vorne, um die neuen Fähigkeiten, Fertigkeiten und Muster zu festigen und zu verstärken. Entscheidend bleibt eine hohe Motivation für die konkrete Umsetzung des Gelernten; die guten Vorsätze und Ideen sollen nicht im Tagesgeschäft untergehen.

Der Coachingprozess ist erfolgreich beendet, wenn - nach einer beschränkten Anzahl von Gesprächen - die vereinbarten Ziele erreicht sind und der Kunde in der Lage ist, das Erreichte im täglichen Leben umzusetzen und beizubehalten. Die Lösung eines Problems hingegen erkennt man am besten an dessen Verschwinden.
Zum Abschluss wird das Erreichte gewürdigt und rückblickend der ganze Prozess nochmals kurz betrachtet und bewertet.